W związku z dużym zainteresowaniem naszym ostatnim wpisem dotyczącym stanowiska Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przedmiocie pomiaru temperatury ciała i gromadzenia danych dotyczących stanu zdrowia w związku z zaistniałą w naszym kraju sytuacją epidemiczną, przedstawiamy kilka praktycznych uwag dotyczących tych kwestii.

Zgodnie z art. 22¹ § 4 Kodeksu pracy, Pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 (imię (imiona) i nazwisko; datę urodzenia; dane kontaktowe wskazane przez taką osobę; wykształcenie; kwalifikacje zawodowe; przebieg dotychczasowego zatrudnienia) i § 3 (adres zamieszkania; numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość; inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy; wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie; numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych), gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Taką przesłanką legalizującą pozyskiwanie dodatkowych danych dotyczących stanu zdrowia pracownika będą właśnie – zgodnie z art. 17 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 374; tzw. specustawa) – decyzje, zalecenia, wytyczne wydane przez Głównego Inspektora Sanitarnego lub działającego z jego upoważnienia Państwowego Wojewódzkiego Inspektora Sanitarnego (najbardziej aktualne informacje i zalecenia dla poszczególnych branż znajdą Państwo na stronie https://www.gov.pl/).

Należy podkreślić, że pomiar temperatury przez kamery termowizyjne, czy też bramki do bezkontaktowego pomiaru nie stanowi naruszenia w tym zakresie ponieważ nie gromadzi danych osobowych. Jeżeli jednak mamy decyzję GIS nakładającą obowiązek monitorowania temperatury ciała pracowników i prowadzenia wywiadów zdrowotnych, to należy wziąć pod uwagę nie tylko realizację obowiązków informacyjnych (art. 13 ust. 1 i 2 RODO) ale również zastanowić się nad następującymi kwestiami: kto będzie przeprowadzał te czynności w momencie wejścia na teren zakładu pracy, a kto jeżeli mamy monitorować stan zdrowia pracowników w ciągu dnia? Czy zadbaliśmy o stosowne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych dla tej osoby?

Jeżeli Pracodawca nie korzysta z bramek do bezkontaktowego pomiaru czy też z kamer termowizyjnych, czynności pomiaru temperatury dokonuje zazwyczaj pracownik ochrony. W sytuacji, kiedy pomiar temperatury miałby być zapisywany a wchodzący mieliby obowiązek składania oświadczeń o stanie zdrowia powinniśmy nadać naszemu pracownikowi ochrony upoważnienie do przetwarzania danych osobowych – w tym danych osobowych szczególnej kategorii. Jeżeli korzystamy z usług zewnętrznej firmy ochroniarskiej należy zadbać o podpisanie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych  z tą firmą a jej obowiązkiem wynikającym z zawartej umowy będzie nadanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych – w tym danych osobowych szczególnej kategorii.

Możemy mieć sytuację, w której wchodzący na teren zakładu mają jedynie mierzoną ale nie ewidencjonowaną temperaturę ciała i nie są zbierane oświadczenia o stanie zdrowia, jednak wchodzący na teren zakładu są identyfikowalni dla pracownika ochrony. W tej sytuacji również zasadnym jest stosowanie upoważnienia do przetwarzania danych dla takiego pracownika ochrony. Rozważmy jeszcze sytuację, w której stan zdrowia pracowników zgodnie z zaleceniem GIS-u należy monitorować w ciągu dnia – taki obowiązek dotyczy personelu medycznego. W tej sytuacji najwłaściwszą osobą upoważnioną do tego typu czynności będzie pielęgniarka epidemiologiczna lub przełożona pielęgniarek.

Należy pamiętać, że daną osobową szczególnej kategorii jest każda informacja o stanie zdrowia, zatem również informacja o braku podwyższonej temperatury ciała. Nie należy zatem przyjmować, że jedynie informacje o złym stanie zdrowia czy też wskazujące objawy chorobowe podlegają ochronie na gruncie art. 9 RODO. Każda informacja bez względu na to czy określa nasz stan zdrowia jako dobry czy zły podlega szczególnej ochronie.

Kolejną istotną kwestią jest to, jak długo przechowywać zebraną dokumentację? Czy powinniśmy przyjąć 10 dniowy okres kwarantanny jako potencjalny czas pojawienia się objawów chorobowych a może czas trwania epidemii czy też należałoby przyjąć okres przedawnienia ewentualnych roszczeń pracowników? Należałoby w pierwszej kolejności, wziąć pod uwagę przyjęte procedury u danego pracodawcy w zakresie przeciwdziałania rozprzestrzeniania się Covid-19. Jeżeli wprowadzono w sposób ogólnie przyjęty u danego pracodawcy (np. w drodze zarządzenia wewnętrznego) zasady, że na teren zakładu nie mogą wejść pracownicy, którzy obserwują u siebie objawy chorobowe (typowe dla Covid-19), to każdy pracownik zobowiązany jest do stosowania się do wprowadzonej procedury a tym samym stosowania przyjętych środków ostrożności. Wchodząc na teren zakładu, podejmując czynności służbowe „oświadcza” swoim zachowaniem, że nie posiada objawów chorobowych. Jeżeli dochodzi dodatkowo do monitorowania stanu zdrowia pracownika w ciągu dnia i nie zaobserwowano niepokojących objawów – można więc przyjąć, że podejmując czynności służbowe następnego dnia sam potwierdza swój stan zdrowia. Teoretycznie, moglibyśmy niszczyć karty monitorujące stan zdrowia kolejnego dnia. Należy jednak wziąć pod uwagę, że jeżeli tego typu działania zostały nam narzucone w formie decyzji administracyjnej to możemy podlegać kontroli jej prawidłowego wykonania. Wobec powyższego, właściwym jest przechowywanie tych danych przez okres w jakim organ wydający decyzję ma prawo nas skontrolować w zakresie jej przestrzegania. Jeżeli otrzymaliśmy zalecenie to należy rozważyć kwestie, o których wspomniano wcześniej, czyli: prawidłowo przygotowanej procedury określającej nie tylko objawy chorobowe, posiadanie których uniemożliwia wejście na teren zakładu i podjęcie czynności zawodowych, ale również wskazanie środków organizacyjnych zabezpieczających przed rozprzestrzenianiem się koronawirusa, jak również zebranie oświadczeń pracowników o zapoznaniu się z treścią wprowadzonej procedury. Wszystkie te działania mogą posłużyć pracodawcy jako obrona przed ewentualnymi roszczeniami pracowników, a sama dokumentacja mogłaby być niszczona np. po 14 dniach.

Biorąc pod uwagę liczbę osób bezobjawowych zastanówmy się jednak, jakie realne korzyści niesie ze sobą codzienne gromadzenie informacji o stanie zdrowia pracowników w stosunku do korzyści płynących z rozwiązań organizacyjnych np. wprowadzenia możliwości pracy zmianowej, pracy zdalnej czy też zapewnienia odpowiedniej liczby środków dezynfekujących i maseczek ochronnych!

Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani uzyskaniem szerszych informacji dotyczących wyżej zaprezentowanych zagadnień, w tym wdrożenia w swoim przedsiębiorstwie środków organizacyjnych mających na celu przeciwdziałanie rozprzestrzenieniu się koronawirusa, w sposób zgodny z regulacjami dotyczącymi przetwarzania danych osobowych, zapraszamy do kontaktu.