Od dnia 13 października 2019 r. funkcjonuje Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych. Pomimo obowiązywania rejestru od wielu miesięcy, znaczna część podmiotów nadal nie ma świadomości o spoczywających na nich obowiązkach z nim związanych. 

Podstawą funkcjonowania CRBR jest ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tj. Dz.U. z 2020 r., poz. 971). CRBR jest rejestrem teleinformatycznym, w którym gromadzone i przetwarzane są informacje o tytułowych „beneficjentach rzeczywistych” –osobach fizycznych sprawujących bezpośrednią lub pośrednią kontrolę nad spółką poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych. Katalog podmiotów wskazany w ustawie jest otwarty, zatem każdą sytuację należy oceniać indywidualnie. W praktyce będą to najczęściej wspólnicy w spółkach osobowych, większościowi udziałowcy/akcjonariusze spółek kapitałowych, ewentualnie, w pewnych wypadkach osoby zajmujące wyższe stanowisko kierownicze (np. członkowie zarządu). 

Obowiązek zgłoszenia danych o beneficjentach rzeczywistych do CRBR spoczywa na spółkach: jawnych, komandytowych (w tym spółkach, w których komplementariuszem jest sp. z o.o. – czyli popularnych „sp. z o.o. sp. k.”), komandytowo – akcyjnych, z. o.o., akcyjnych oraz prostych spółkach akcyjnych (regulacja przewidująca powstanie tych ostatnich wchodzi w życie od 1 marca 2021 r.). Do CRBR nie podlegają zatem wpisowi spółki partnerskie oraz publiczne spółki akcyjne. Obowiązek wpisu nie występuje również w przypadku spółek zagranicznych posiadających oddziały na terenie Polski. 

Zgłoszenia danych do CRBR należy dokonać w terminie 7 dni od daty wpisu spółki do KRS (do biegu terminu nie wliczamy sobót oraz dni ustawowo wolnych od pracy). Zakres obowiązków nie kończy się jednak na samym zgłoszeniu – w przypadku zaistnienia zmiany danych należy dokonać ich aktualizacji – również w terminie 7 dni. W przypadku spółek zarejestrowanych przed dniem wejścia w życie przepisów powołujących CRBR do życia, czyli przed dniem 13 października 2019 r., termin na zgłoszenie danych do CRBR został wydłużony i upłynął ostatecznie (w związku z epidemią koronawirusa oraz  zakłóceniami działania platformy CRBR) w dniu 17 lipca 2020 r. 

Istotną kwestią jest moment, od którego należy liczyć 7 – dniowy termin na zgłoszenie danych w przypadku ich aktualizacji. Mianowicie, jeżeli chodzi o informacje, dla których wpis w KRS jest konstytutywny (czyli taki,  który wywołuje skutek w stosunkach zewnętrznych dopiero z chwilą wpisu do KRS), termin 7 dni liczymy dopiero od chwili wpisu w KRS (np. w przypadku wszelkich zmian umowy spółki z o.o.). Natomiast w przypadku informacji, dla których wpis w KRS ma jedynie charakter deklaratoryjny (potwierdzający zaistniały stan) od momentu zaistnienia zdarzeń powodujących te zmiany (np. powzięcia uchwały zgromadzenia wspólników w sprawie wyboru/odwołania członków zarządu sp. z o.o.).

Zgłoszenia do CRBR można dokonać wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem crbr.podatki.gov.pl. Zgłoszenia dokonują osoby uprawnione do reprezentacji spółki (zasadniczo będą to członkowie zarządu w spółkach kapitałowych bądź wspólnicy spółek osobowych, ewentualnie prokurenci). Zgłoszenie jest wolne od opłat.

Po wypełnieniu wymaganych pól formularza zgłoszeniowego, zgłoszenie należy podpisać za pomocą profilu zaufanego ePUAP lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

W sytuacji błędu w zgłoszeniu, należy nie później niż w terminie 3 dni roboczych wysłać skorygowane zgłoszenie.

Ustawodawca w sposób nader surowy traktuje uchybienie obowiązkom zgłoszeniowym do CRBR. Za brak wywiązania się przez spółkę z obowiązku zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego do CRBR grozi kara pieniężna do 1 000 000 zł. To nie wszystko – ustawodawca nie oszczędza także osób, które dokonują zgłoszenia w systemie. Podanie w zgłoszeniu nieprawdziwych danych może wiązać się bowiem z odpowiedzialnością karną za złożenie fałszywego oświadczenia (według art. 233 k.k. zagrożenie karą nawet do 8 lat pozbawienia wolności) oraz odpowiedzialnością za ewentualną szkodę wyrządzoną zgłoszeniem nieprawdziwych danych. 

Co zrobić, w sytuacji gdy nie dokonamy zgłoszenia w terminie? Możliwości działania są niestety mocno ograniczone. Przede wszystkim należy jak najszybciej dokonać obowiązku zgłoszeniowego. W tym miejscu należy zasygnalizować, iż instytucja „czynnego żalu”, w sytuacji braku dokonania zgłoszenia danych do CRBR w terminie, nie przysługuje. Ustawodawca nie wprowadził możliwości skorzystania z „czynnego żalu” do przepisów ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, a w oparciu o te właśnie przepisy działa CRBR. Nie warto zatem składać „czynnego żalu”, gdyż nie będzie on podlegał rozpatrzeniu, jako bezprzedmiotowy (za to może stanowić skuteczne zwrócenie uwagi właściwych organów na uchybienie obowiązkowi zgłoszenia do CRBR). 

W razie nie dokonania zgłoszenia danych w przepisanym terminie oraz wszczęcia postępowania administracyjnego w celu wymierzenia kary pieniężnej w związku z uchybieniem obowiązkowi zgłoszeniowemu, warto podnieść wszelkie twierdzenia wskazujące na uchybienie terminowi z przyczyn nieleżących po naszej stronie. W przypadku braku takowych, należy wnioskować o umorzenie kary pieniężnej w całości lub w części. Należy bowiem zaznaczyć, iż organy administracji publicznej wymierzając karę pieniężną powinny mieć na uwadze (przynajmniej w teorii) m.in. okoliczności, w których zaistniało naruszenie, wagę tego naruszenia, jak również mieć na uwadze uzasadniony interes strony, która naruszenia dokonała. Pozostaje mieć nadzieję, że ewentualne kary pieniężne będą nakładane rozważnie a ich wysokość będzie dostosowana do sytuacji finansowej danego podmiotu.  

Z uwagi na dotkliwość ewentualnych kar z tytułu naruszenia obowiązku zgłoszeniowego do CRBR oraz potencjalną trudność w identyfikacji beneficjentów rzeczywistych, w szczególności w podmiotach z rozbudowaną strukturą właścicielską, warto skonsultować tę kwestię z prawnikiem.